ERP:n hankinta on vasta lähtölaukaus kunnallisessa jäteyhtiössä

ERP-hankintaan käytetään kuukausia: vaatimusmäärittelyä, kilpailutusta, tarjousten vertailua. Se on perusteltua varsinkin kunnallisessa jäteyhtiössä, jossa hankintapäätös tehdään tarkasti säädellyn julkisen hankintaprosessin puitteissa ja sen pitää kestää tarkastelu myös jälkikäteen.

Mutta hankintapäätös ei vielä ratkaise, onnistuuko projekti. Käyttöönottovaiheessa syntyvät ongelmat ovat usein tuttuja jokaiselle, joka on ollut mukana ERP-hankkeessa: aikataulu venyy, vastuut hämärtyvät kesken projektin, ja viestintä muuttuu reaktiiviseksi juuri silloin kun sitä tarvittaisiin eniten.

Mistä käyttöönottovaiheen ongelmat yleensä syntyvät

Kolme toistuvaa syytä nousee esiin, kun ERP-projekti alkaa rönsyillä:

Vastuut jäävät auki. Kilpailutusvaiheessa roolit ovat selviä, mutta kun projekti käynnistyy, ei aina ole yksiselitteistä, kuka päättää mitä, varsinkin kun aikataulu venyy tai vaatimukset tarkentuvat.

Viestintä muuttuu reaktiiviseksi. Poikkeamista kuullaan usein vasta silloin, kun ne ovat jo este seuraavalle vaiheelle, ei silloin kun ne olisi vielä helppo korjata.

Toimittaja ja asiakas ajautuvat vastakkain. Kun jokin menee suunnitellusta poikkeavasti, tilanne käsitellään helposti ongelmana, joka pitää ”ratkaista jommankumman toimesta”, ei yhteisenä asiana, jota lähestytään yhdessä.

Kunnallisessa jäteyhtiössä nämä riskit korostuvat entisestään: asiakkuuksien ja kiinteistöjen tiedonhallinta, viranomaisvaatimukset ja muuttuvat toimintamallit tuovat mukaan monimutkaisuutta, jota ei kaikkea voida ennakoida hankintavaiheessa.

Millainen malli ehkäisee näitä

Softeralla noudatamme selkeää toimintatapaa jokaisessa käyttöönotossa:

• Nimetyt vastuut ja yksi yhteyshenkilö per osa-alue heti projektin alusta lähtien, ei vasta kun jokin menee pieleen.
• Ennalta sovittu ohjauspalaverirytmi, joka pysyy samana koko projektin ajan riippumatta siitä, eteneekö projekti suunnitellusti vai ei.
• Poikkeamat pöydälle heti, ei vasta kun ne ovat kasvaneet esteeksi. Avoin tilannekuva on osa sovittua toimintamallia, ei poikkeus.
• Etukäteen sovittu eskalaatiopolku, joka on olemassa ennen kuin sitä tarvitaan, ei jotain, mitä improvisoidaan kriisin keskellä.

Julkisen sektorin erityispiirteet käyttöönotossa

Kunnallinen jäteyhtiö ei toimi samassa ympäristössä kuin yksityinen yritys, ja se näkyy myös käyttöönotossa:

• Poliittinen päätöksenteko ja hallituksen tai valtuuston aikataulut voivat vaikuttaa myös projektin etenemiseen, ei vain sen käynnistämiseen.
• Julkisuusperiaate tarkoittaa, että viestintä ja dokumentaatio on läpinäkyvää tavalla, joka ei koske yksityisen sektorin hankkeita.
• Budjettivastuu veronmaksajille tarkoittaa, että muutostyöt ja lisäpyynnöt on pystyttävä perustelemaan tarkasti.

Onnistunut käyttöönotto ei ole sattumaa

Hyvä hankintaprosessi luo edellytykset, mutta lopputuloksen ratkaisee se, mitä tapahtuu sen jälkeen: kuinka selkeästi vastuut on jaettu, kuinka avoimesti poikkeamista viestitään ja kuinka valmiiksi yhteinen toimintatapa on mietitty ennen kuin ensimmäinen mutka tulee vastaan.

"Se ei ole sattumaa. Se on suunnittelun ja mallin tulos, johon Softeralla pyrimme jo ennen kuin sopimus allekirjoitetaan."